別再讓 AI 對話變成垃圾堆：用 Gemini 筆記本建立專屬專案工作區
把資料、設定與討論放進同一個工作空間，讓 AI 對話真正累積成可追溯、可再利用的專案智慧資產。
你是否遇過這種情況？
與 AI 討論一項工作幾個星期後，原本的重要設定逐漸被後續對話稀釋；想找回一個月前討論的計畫架構，卻只能在大量歷史紀錄中反覆搜尋。
問題通常不是 AI 不夠聰明，而是我們把所有工作都塞進一般對話紀錄，卻沒有為不同任務建立清楚的專案邊界。
Gemini 的「筆記本」功能，就是為了解決這類問題。它的概念近似 ChatGPT 的「專案（Projects）」：針對特定主題，集中管理相關對話、資料來源與工作指令，讓一項工作能夠持續累積，而不是每次都從頭交代。
Google 已於 2026 年 7 月 16 日，將原本的 NotebookLM 更名為 Gemini Notebook。現在，使用者可以在 Gemini 應用程式中建立與使用筆記本，也可以進入獨立的 Gemini Notebook，進行更深入的文件分析與成果製作。（資料來源：Google 官方部落格）
一、Gemini 筆記本是什麼？
Gemini 筆記本可以理解成一個「以特定任務為中心的專案知識空間」。
你可以為不同工作建立獨立筆記本，例如：
- AI 導入坡地防災監測
- 自然洪水管理
- 公務 AI 能力認證
- 年度計畫與預算規劃
- 個人研究與部落格寫作
每一本筆記本都可以保留自己的資料來源、指令及持續進行中的討論。後續與 AI 對話時，就不必每次重新交代專案背景、重要名詞與工作目標。
Gemini 官方也將筆記本定位為一個專屬、聚焦的工作空間，可以持續記住使用過的來源、指令及討論內容。（資料來源：Google Gemini 說明）
筆記本的價值不只是「把聊天分類」，而是把對話、來源與工作規則放進同一個專案脈絡中。
1. 維持專案脈絡
同一主題的來源、指令與討論可以集中管理，降低重要設定散落在不同對話中的問題。
例如，在建立「AI 導入坡地防災監測」筆記本時，可以先設定：
- 計畫目的與預期成果
- 主要使用者與利害關係人
- 專有名詞與固定用語
- 計畫期程與預算限制
- 回答時應遵循的格式
後續討論就能持續沿用這些設定。
2. 跨文件整理與查證
AI 可以同時分析多份計畫書、會議紀錄、研究報告及網頁資料，協助找出：
- 文件之間的共同結論
- 政策與現行作法的落差
- 不同專家意見的差異
- 前後版本的修正內容
- 尚未處理的問題與風險
Gemini Notebook 會依據使用者加入並選取的來源進行回答，也能提供來源引用。不過，來源導向不代表完全不會出錯，重要結論仍應回到原始文件確認。（資料來源：Gemini Notebook 說明）
3. 將資料轉換成可用成果
除了問答與摘要，Gemini Notebook 還能將來源轉換成：
- 報告
- 心智圖
- 語音摘要
- 影片摘要
- 資訊圖表
- 簡報
- 測驗與學習卡
- 結構化資料表
這代表筆記本不只是保存資料，也能協助把資料進一步轉換成可閱讀、可簡報、可討論的成果。（資料來源：Gemini Notebook 功能說明）
二、具體應用：AI 導入坡地防災監測
假設你正在推動一項「AI 導入坡地防災監測」計畫，手邊散落著以下資料：
- 中央防災政策與補助計畫
- 過去三年的防災監測檢討報告
- AI 土砂災害預警技術論文
- 專家座談會逐字稿
- 歷次跨機關會議紀錄
- 計畫草案與不同版本簡報
與其每次討論時重新上傳資料，可以先建立一個「AI 導入坡地防災監測」筆記本，再把相關來源集中放進去。
接著，可以進行以下三類工作。
比對中央最新政策與近三年監測檢討報告，列出現行作法尚未符合政策要求之處，並以「政策要求、目前作法、主要缺口、建議措施」四欄呈現。
結合研究論文與專家座談意見，研擬一份「AI 導入坡地防災監測」三年推動架構，區分資料、模型、驗證、系統整合與治理機制。
座談會中有哪些專家提到資料治理問題？請整理其主要疑慮、建議方案及相關發言依據。
真正有效的做法，不是反覆把相同資料丟進新的對話，而是先建立一個可以持續累積的專案空間，再讓後續討論沿用同一套資料與背景。
三、Gemini 與 Gemini Notebook 有什麼差別？
現在可以把兩者理解成「同一份筆記本的兩種工作入口」，而不是兩套彼此無關的產品。
Gemini 應用程式中的筆記本，適合日常討論、撰寫、規劃及持續推動工作；獨立的 Gemini Notebook，則適合進行更深入的來源閱讀、引用查證與成果製作。
筆記本中的來源與部分內容會在兩個入口間同步。使用者在 Gemini 中新增、更新或刪除筆記本來源時，相關變更也會同步至 Gemini Notebook。（資料來源：Google Gemini 說明）
| 比較項目 | Gemini 應用程式中的筆記本 | 獨立的 Gemini Notebook |
|---|---|---|
| 適合情境 | 日常專案討論、持續撰寫與規劃工作 | 深度閱讀、跨文件分析與研究成果製作 |
| 對話特色 | 可延續專案討論，也能結合網頁搜尋與 Gemini 工具 | 回答主要依據使用者選取的筆記本來源 |
| 來源處理 | 適合在工作過程中持續加入檔案與對話 | 適合逐一檢視來源、選擇分析範圍及追溯引用 |
| 成果產出 | 適合草擬內容、規劃工作及延續對話 | 可製作語音、影片、心智圖、資訊圖表及簡報等成果 |
| 使用方式 | 工作中隨時對話與修改 | 集中閱讀、研析及產生成果 |
簡單來說：Gemini 適合把工作繼續做下去；Gemini Notebook 適合把資料看深、看清楚。兩者可以交互使用，不需要二選一。
四、容量限制與方案差異
Gemini Notebook 的每一個來源，最多可以包含 50 萬字；本機上傳檔案的大小上限為 200 MB，沒有統一的頁數限制。免費標準版可建立 100 本筆記本，每一本最多放入 50 個來源。（資料來源：Google Notebook 說明）
| 方案 | 帳號筆記本上限 | 每本來源上限 |
|---|---|---|
| Standard | 100 本 | 50 個 |
| Google AI Plus | 200 本 | 100 個 |
| Google AI Pro | 500 本 | 300 個 |
| Google AI Ultra 20 TB | 500 本 | 500 個 |
| Google AI Ultra 30 TB | 500 本 | 600 個 |
除了來源數量，付費方案也會提高對話、語音摘要、影片摘要、報告、心智圖及簡報等功能的使用配額。相關限制可能調整，仍應以帳號當下顯示的方案為準。（資料來源：Gemini Notebook 方案限制）
五、檔案很多時，該怎麼整理？
不要只是為了避開來源數量限制，就把數百篇資料全部合併成一個巨大檔案。
過度合併可能造成幾個問題：
- 難以判斷答案引用的是哪一篇資料
- 單篇資料更新時，必須重新整理整個檔案
- 無法只選取部分來源進行分析
- 不同年份、版本與主題容易混在一起
- AI 找得到內容，使用者卻不容易回到原始資料查證
比較好的方式，是依「同一主題、同一年度或同一任務階段」適度整併，例如：
2024年颱風豪雨檢討報告彙整.mdAI防災技術論文摘要集.md專家座談與會議意見彙整.docx計畫草案歷次版本差異整理.md
合併檔案時，應保留原始文章或文件名稱、日期、作者或提供單位、資料來源、清楚的章節分隔，以及可供搜尋的關鍵字。若文件較長，最好再加入目錄。這樣既能控制來源數量，也不會犧牲資料的可追溯性。
六、公務使用前，先確認帳號與資料等級
對公務機關而言，方便不是唯一考量。
目前 Gemini 應用程式中的筆記本，主要支援個人 Google 帳號，工作或學校帳號尚未全面支援；獨立的 Gemini Notebook 則可依符合資格的 Google Workspace、教育版或企業方案使用，實際功能與資料保護方式仍取決於機關授權及管理設定。（資料來源：Google Gemini 說明）
在上傳資料前，至少應先確認：
- 使用的是個人帳號，還是機關管理帳號
- 機關是否核准使用該項雲端 AI 服務
- 資料是否包含個人資料、未公開政策或內部文件
- 文件是否涉及機密、敏感資訊或採購內容
- 分享設定是否可能讓其他人看到來源
- AI 產出的引用與結論是否已由承辦人員查證
特別要注意，筆記本的分享畫面即使隱藏部分來源或成果，也不一定代表已完全撤銷使用者對底層資料的存取權限。分享前仍應確認對方的實際權限。（資料來源：Gemini Notebook 分享說明）
筆記本可以改善工作效率，但不能取代資料分級、權限管理與人工確認。
七、該選哪一個入口？
當你需要延續日常討論、整合網頁資訊、撰寫內容或持續推動專案時，可以直接使用 Gemini 應用程式中的筆記本。
點選「新增筆記本」後，請選擇「整理思路」。
當你需要嚴謹閱讀多份來源、確認引用、交叉分析文件，或製作語音摘要、心智圖、資訊圖表與簡報時，再進入獨立的 Gemini Notebook。
真正重要的不是選擇哪一個入口，而是開始用「專案」管理 AI 工作。
不要再把所有對話都堆在同一串歷史紀錄裡。為重要任務建立專屬筆記本，設定清楚的資料範圍與工作規則，才能把散亂的數位足跡，逐步轉化成可累積、可追溯、可再次使用的專案智慧資產。
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