為什麼聰明人都用方格筆記本？讓工作和讀書更決勝之「黃金3分割方格筆記」
一月中旬才出刊的1418期的商業周刊，推薦了一當時即將上市的新書《為什麼聰明人都用方格筆記本？》。出乎人意料的，還以為在3C時代人手一台平板開會才叫做時代前鋒，其實從跨國企業麥肯錫、波士頓顧問、埃森哲，學術翹楚康乃爾大學，或是競爭激烈的日本東大京大生，平常使用的都是老叩叩「手寫」筆記，而且都是「方格筆記本」。
為什麼「筆尖思考」還是當道？
「專案管理生活思維」站長指出，從文字被發明以來，人類就用手抓著筆桿，在紙上（或地上）刻畫出腦中的迴響與內心的起伏。
事實上，在電子書與紙本書糾纏的這幾年內，早有人提出閱讀電子書似乎產生了記憶困境──因為隨著字體大小和載具的變化，同一句話未必同樣在書頁的右上角，人類自古以來以地理特點或星座方位來理解的空間概念，全部打亂。
因此，「視覺上易於閱讀」的筆記，就擁有很大的力量。筆記可謂是人的「第二個腦」。看一個人的筆記，就能了解他腦中的想法。而你此刻的筆記，就預示了自己的未來。錯誤的筆記方法，會使你離成功越來越遠。
從來沒有學校教你好好做筆記吧？
日本創意顧問社長高橋政史，任職於製造廠時，曾將一輛3公噸卡車的資料，精簡成4張半榻榻米的量！他在進入麥肯錫工作的一開始，就被發送了一本方格筆記本，上司並且跟他說：「不要一開始就面對電腦！」至今已經指導兩萬人筆記的高橋，指出使用方格筆記本的好處：
在紙上就進行資訊的配置和視覺化。麥肯錫、波士頓顧問公司顧問們的筆記，直接就能成為PTT簡報檔──所以他們的PPT製作業務甚至直接外包印度。而大前研一使用的則是A2超大尺寸的方格紙。
儘管學生的筆記應該是以儲藏為主，而職場人士的筆記應該是以取捨選擇為分辨，但同樣都需要「架構」，高橋政史指出，關鍵就是「黃金三分割」。
一片筆記（攤開左右兩頁）只討論一個標題，直接以三塊分割，例如「黑板上寫的，察覺點，摘要」／「標題，行動，要點」／「天空，下雨，帶傘」／「事實，解釋，行動」。方格也具有思考的輔助線，能幫助頭腦清晰。
舉例來說，要完成一個「零加班」的專案。先將方格筆記本上方的3至5公分處，寫上你這個專案的標題，差不多就是報紙大標的意思，這樣以後看此處就會很清楚這張紙的主題。
然後再畫出三分割線，你的黃金3分割就完成了。
以這樣的範圍內思考整理，寫下無數次的問題與解決，反覆斟酌，最後才成為可行的筆記。有能力的上司在指示下屬時，也可以用這樣三分割法，引導同仁順利製作出報告書。
（可點選看大圖，好好看詳細）
《為什麼聰明人都用方格筆記本？》，隨書都附贈一本可以寫80份報告的方格筆記本，25開本打開來剛好是一張A4，上方的標題區和黃金三分割線都已經印好好，完全的量身訂造。
突然想到在台灣火紅半年至今的《S.》小說。《S.》的書中書《希修斯之船》小說，作者身分成謎，是全球文學圈的懸案。珍和艾瑞克在圖書館撿到了這本小說，在空白處留言相互討論和夾帶訊息，不僅企圖解開這個大謎，也試圖認識對方，了解自己。
雖說都已經是年度總冠軍書了，但許多台灣讀者跟歐美讀者一樣，都前仆後繼陷入S.謎團中。那麼，能不能也用方格筆記本來整理「誰是石察卡」呢？
一邊讀，一邊會流洩出什麼樣的思考筆記？會不會對於翻到《S.》下一章更有幫助呢？
我們邀請到《S.》的寫手主角珍，來為大家展示實例－－【誰是石察卡？】（雖然珍的字跡已經是端正到不用方格線的地步了）《S.》的讀者，就直接點小圖看大圖喔。
咳，在看案情之外，珍其實運用到聰明人筆記的一個重點。那就是：「不要以為顏色七彩就是筆記精彩」！在高橋政史提出了七種不可取的筆記中，就有一項請「限三種顏色之內」。在這份S筆記中，珍似乎是以黑色來代表事實，以藍色來代表意見／看法，尤其以紅色來加強結論。
此外，方格筆記以「橫式書寫」也很重要，有沒有發現電腦電視電影等等，都是橫向畫面？我們日常生活中習慣從視野開闊的橫向畫面，接受資訊、彙整資訊。出乎意料的簡單吧？
珍的《S.》筆記再推展下去會是什麼樣貌呢？會有圖表嗎？《S.》讀者們，你自己又是如何整理劇情呢？
試試看讓唸書和工作都變得更有趣、更決勝的「黃金3分割方格筆記」！
（本文轉載自圓神書活網，原文請點此。）
同場加映：原文：http://www.managertoday.com.tw/columns/view/50454
補充案例：原文
http://talk.tvbs.com.tw/blog/article/talk-001124/?utm_source=Facebook&utm_medium=AD&utm_campaign=notebook_20150715
補充案例：原文
http://talk.tvbs.com.tw/blog/article/talk-001124/?utm_source=Facebook&utm_medium=AD&utm_campaign=notebook_20150715
開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議
很多時候會議主持人喜歡在開場時說：「等一下希望會議上大家能暢所欲言」，於是一個人接著一個人，鼓勵大家發言，輪流討論，把會議當成議會，把發言當成會議目的。但是，慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累，直到最後好像沒有時間完成有效結論？
不是所有的會議都是一個自我表現的場合，尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」，這時候發言不是目的，解決問題才是。
面對職場上這些「以解決問題為目的」的會議，應該怎麼開才能有效率的快速完成？應該怎麼進行才不會把明明要推動工作進度的會議，變成佔用工作時間的兇手之一呢？（延伸閱讀：把瑣事管理好？專案做到死也做不好）
最近，我在國外網站發現了一張很有意思的「會議紀錄格式範本」，可以免費下載，她和我們一般常見的範本很不一樣，是用很具體的概念來設計開會方法，改善傳統缺乏效率的會議流程，依照這張範本的設計去規劃會議、執行會議，確實能夠很明確的減少那些浪費生命的開會時間。
有興趣的朋友，可以到「 amazemeet 」這個網站，去下載他的「 Meeting Facilitator Canvas 」，這是該位站長特別設計的會議格式。
透過登錄自己的郵件，「 AmazeMeet 」就會寄送一封信給你，裡面包含了 PDF 與 Word 版本的「Meeting Facilitator Canvas」下載連結。
Word 版的優點是可以自己修改與填寫內容，而 PDF 版除了可以直接列印，還包含了更豐富的使用教學，仔細說明了他如何可以增加「有效會議」的方法。
如果你是從一兩年前就開始追蹤電腦玩物的文章，那麼應該有看過我寫的「如何建立有效會議記錄？ Evernote 會議筆記範本格式心得」一文。那時候我就在 Evernote 上嘗試建立有效的會議紀錄範本。
而在看過前面推薦的「 Meeting Facilitator Canvas 」這個開會格式後，我也嘗試改良了自己在 Evernote 上的會議筆記。如果你對我改良後的 Evernote 專用會議記錄範本有興趣，也可以到這裡下載我的「 Evernote 會議筆記範本」。
下面，就讓我輔以自己的開會經驗，來說明這個特製會議記錄格式的使用方法與意義。
首先「Meeting Facilitator Canvas」這張會議記錄格式強調在「開會前」應該要完成「會議目標」、「與會者」、「會議任務議程」三項設計，這看起來很普通？但其實有一些填寫的訣竅。
1. 會議目標不是會議名稱：
「會議目標」填寫時一定要很明確，仔細一點比較好，不要像以前只是取一個會議名稱，而應該真的把開會的目的「論述」出來，寫成一段話來闡述這次開會要解決的關鍵問題是什麼？我們嘗試在這次會議獲得什麼程度的結論？達成這個會議目標可以推動什麼進展，如果沒有達成會怎麼樣？
2. 不需要大家都來開會，確定每個人的會議功能
接著在「參與者」的部分也不要像以前一樣只是寫上誰要開會，而應該要列舉每個與會者的「可能貢獻」、「會議功能」，這樣一來過濾掉不需要參與的人避免浪費他們時間，二來也可以發現要解決會議目標時我們還漏掉了哪些人，可以即時補上邀請。
3. 檢驗出那些不需要開的會議
「 Meeting Facilitator Canvas 」設計者在這個步驟還提供了一個很有用的建議，如果當我們在構思會議目標、規劃參與者功能時，發現無法歸納有效的核心問題？無法湊足有效與會者？那麼很有可能這次會議是「不值得開的」，應該在這時候就立刻取消這類無效會議。
將「會議目標」進行明確論述，找出會議要解決的核心問題是什麼？
然後「與會人」具體列舉出每個人的功能，其實就是在研判這些人的合作是不是真的可以解決那個核心問題？
4. 規劃議程不是發言順序，而是任務分配
有了這樣的設定後，盡快先進行「會議任務議程」的規劃，但這裡千萬不要像以前那樣只是把每個人的發言順序寫上去，相對的，我們應該寫的是「如何解決那個核心問題」的討論流程。
「 Meeting Facilitator Canvas 」範本中建議大家寫出：誰可以負責主導哪一段討論？這一段討論解決核心問題的哪個步驟？這一段討論適合多少時間內解決？
5.不要只給與會者開會時間和地點
把這樣一個前製作業的會議規劃先寄給與會者看，讓他們知道自己負責的任務、限制的時間，以及請他們對會議目標提供修正建議。在會議前先利用線上溝通進行這些前置作業，就能讓開會時更準確迅速的完成目的。
可以說，「開會前」的那些規劃是最重要的，會議記錄應該在開會前就開始進行，這樣才能用更短的時間完成有效的會議，只是我們常常忽略了這個先行步驟。而使用這樣一個範本的好處，就是提醒自己去確實的完成這些前置作業。
6. 比會議記錄更重要的是？會後行動
那麼真正開會中呢？這裡提供了兩個欄位，一個是填寫「重要會議記錄」的欄位，除了把開會中重要的發言寫下來，也最好能夠註記是誰說的，並且明確寫下針對前面每個問題的最終結論是什麼。
另外一個則是「會後行動」的欄位，我在筆記裡故意把他排在會議記錄的上方，是有統整的意思，每一次會議結束，除了保留記錄，更重要的是從討論的過程與結論中總結出「之後要做什麼？」
會後行動才是所有會議的最終目的，所以要把誰？什麼時候？要完成哪個行動？具體的列舉在會議記錄上，最後寄發給所有與會者追蹤並執行任務。
「 Meeting Facilitator Canvas 」提供了一個有效會議的流程、記錄規範，這個規範幫助每一個與會人「提前思考」、「明確目標」、「限制時間」，讓會議往一個確定的方向前進，也就能真正在不浪費的時間中完成任務。
而我從「 Meeting Facilitator Canvas 」改成使用 Evernote 做會議筆記的好處有二，其一是這樣的數位筆記便於分享，甚至在 Evernote 加入Work Chat功能後也開始適合協同合作。其二則是我可以把各種檔案資料連結或插入筆記中，方便大家參考。
我通常會在會議前先製作這份 Evernote 會議筆記，然後分享給與會者，開會過程中依照規劃快速進行，並且我即時在筆記上完成記錄，在大家討論結論時我總結出「會後行動」，於是當大家要離開會議室時，我已經可以立刻把這份會議筆記寄給大家，分配接下來的任務了。
最後，除了提供大家下載我的「 Evernote 會議筆記範本」外，有興趣的朋友也可以延伸閱讀我的其他 evernote 教學心得：
（本文出自於《電腦玩物》，原文請點此。）
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